Ghidul Scurt Pentru Gestionarea Timpului

Conceptul de „Time Management”

Timpul. Un fenomen ale cărui efecte le putem observa chiar acum, daca ne uităm în jurul nostru. În lume se întâmplă lucruri în mod constant; iar timpul trece. Noi nu avem niciun control asupra lui, însă dacă stăm să ne gândim puțin, ajungem să realizăm că acest fenomen reprezintă cea mai valoroasă resursă pe care o avem la dispoziție.

Astfel, timpul nu poate fi gestionat. Așa că de ce, unul dintre cele mai populare concepte din lumea afacerilor se numește „Time Management” sau, mai pe românește: Gestionarea Timpului? Conceptul se referă la modul în care îți folosești timpul în fiecare zi. Time Managementul poate fi definit drept modul prin care îți organizezi activitățile zilnice.

Parcurge articolul până la final și vei afla cum să simplifici gestionarea activităților de lucru; iar dacă preferi formatul video, atunci urmărește videoclipul de mai jos, în care îți spunem tot ce trebuie să știi despre time management:

Organizarea Activităților

Tuturor ni s-a întâmplat cel puțin o dată să facem un plan pentru o anumită zi din timpul programului de lucru; dar atunci când a trebuit să punem acel plan în aplicare fie am ezitat fie am fost distrași. Există un argument conform căruia acest lucru se datorează lipsei de disciplină. Însă, de cele mai multe ori situația este mult mai complicată de atât; în special atunci când vine vorba de sarcini repetitive.

Să luăm un exemplu din cadrul departamentului de vânzări - să zicem că ai un număr de apeluri de dat către prospecții companiei tale. Trebuie să vorbești zilnic cu 10 prospecți. Asta înseamnă să cauți informațiile despre ei în baza de date a companiei tale, să te informezi în legătură cu ei, apoi să îi apelezi și să afli dacă au nevoie de ceea ce vinzi tu.

Când ai de făcut această activitate, soluția la care ne gandim cel mai repede este să luăm fiecare prospect pe rând și să trecem prin fiecare pas de mai sus.  Presupunem că durează, în medie, 10 minute sa terminăm activitatea pentru fiecare prospect în parte. În acest caz, întreaga sarcină nu ar trebui să dureze mai mult de două ore. În realitate, lucrurile nu stau chiar așa. Este posibil ca multe apeluri sa dureze mai mult de 10 minute. De asemenea, în majoritatea cazurilor, după al cincilea apel, nivelul nostru de energie scade.

Din cauza nivelului de energie care începe să scadă, mulți dintre noi suntem tentați să luăm mai devreme pauza pe care am stabilit-o pentru finalul sarcinii. Există însă o soluție de organizare a activităților care te va ajuta să nu cazi în capcanele de time management deficient.

Încearcă următorul lucru atunci când ai 10 prospecți de sunat:

  • Adună toate informațiile despre prospecți în același timp.
  • În loc să te informezi in legatură cu fiecare prospect în parte înainte să îi suni, citește toate informațiile și fă o listă cu scurte rezumate ale acestor informații, ca să le ai la îndemână atunci când vorbești.
  • La final apelează pe rând fiecare prospect

Atunci când termini fiecare activitate, vei putea bifa o parte din sarcină ca fiind completată. Astfel vei reuși să te motivezi să finalizezi întreaga activitate mai repede.

Prioritizare

Un alt aspect important al gestionării timpului este felul în care îți prioritizezi activitățile, astfel încât să le îndeplinești în mod eficient. Pentru o prioritizare eficientă  a sarcinilor de lucru, va trebui să iei în considerare criteriul pe baza căruia o vei construi.

De exemplu, poți prioritiza sarcinile care au șansa cea mai mare de a aduce un rezultat pozitiv. În acest caz, acestea sunt cele mai importante și trebuie rezolvate primele. Nu există un singur mod de prioritizare, mai poți să prioritizezi și în funcție de dificultatea sarcinilor, astfel încât să te concentrezi pe cele mai simple sarcini; sau invers, la început să te concentrezi pe cele mai dificile sarcini. Prioritizarea este afectată cel mai mult de tipul activităților pe care le ai, așa că pentru tine un anumit model de prioritizare s-ar putea sa fie mai eficient decât pentru altcineva.

Pauzele

Nu ai cum să vorbești despre Time Management fără a atinge subiectul pauzelor. Nu există persoane care să lucreze la fel de eficient pe tot parcursul unei zile. Modul în care îți organizezi  pauzele îți poate crește sau scădea productivitatea.

Așa cum îți organizezi activitățile de lucru, la fel ar trebui să îți organizezi și pauzele pe care le iei între sau în timpul acestor activități. O regulă bună de respectat este să încerci să îți programezi pauzele în așa fel încât să le iei în momentul în care ai terminat o anumită sarcină. Dacă sarcina este prea complexă pentru a face asta, atunci, cu siguranță ea poate fi împărțită în subactivități. Asta înseamna că vei putea programa o pauză după ce ai finalizat o subactivitate.

În cazul în care te întrebi la ce ajută acest mod de organizare a pauzelor: răspunsul este același ca în cazul modului de organizare a activităților - automotivarea. Te vei întoarce din pauză cu mult mai multă energie știind că ai terminat deja o sarcină și urmează să avansezi la următoarea.Acestea au fost cele 3 sfaturi despre Time Management, pe care am vrut să le împărtășim din experiența noastră.

Concluzie - Ce am aflat?

În acest articol am aflat despre importanța a 3 aspecte diferite din cadrul conceptului de Time Management. În prima parte a articolului am discutat despre organizarea activităților și ți-am prezentat un mod optim de organizare - mai exact împărțirea sarcinilor în activități asemănătoare.

În a doua parte a articolului am vorbit despre prioritizare. Ți-am arătat cât de util este să alegi un criteriu de prioritizare și să îl mențineții în realizarea activităților. Iar în final am adus la lumină o soluție  pentru programarea pauzelor, astfel încât să te ajute să te motivezi în timpul zilei de lucru.

Sperăm că sfaturile din cadrul acestui articol îți vor fi de folos în afacerea ta și dacă ai nevoie de mai mult ajutor în Organizarea Timpului, atunci dă click aici pentru a-ți crea  un cont pe Zimplu CRM - platforma online pentru gestionarea relațiilor cu clienții; în care vei avea control deplin asupra programului organizației tale!